Eerst moet er een aanbesteding gebeuren voor de aanschaf van het afwasmiddel -ik ga ervanuit dat de afwasmachine er al is, want anders is dat ook nog een aparte aanschaf. Passeert langs de aankoopdienst die na overleg met de Facilitaire dienst een tender uitschrijft; gaan we enkel kiezen puur op prijs, of spelen andere factoren zoals milieu en sociale impact ook mee. Afhankelijk van de grootte van het bedrag, moet de gunning bekrachtigd worden door hoger management of zelfs via een besluit van de (lokale) overheid. Met een beetje pech tekent een verliezende leverancier beroep aan tegen het gunningsbesluit waarna heel het spelletje opnieuw begint.
Als de gunning definitief is, moet dit nog worden omgezet in ERP-systeem. Aankoop speelt de gegevens maar half zijn gat door aan masterdata waardoor het omzetten nodeloos lang duurt. Als het in uw systeem zit, kan de bestelafdeling aan de slag om een PO voor het wasmiddel aan te maken volgens de noden. PO wordt opgemaakt voor tien dozen poeder, en na door intern door drie verschillende personen goedgekeurd te zijn uitgestuurd naar de leverancier die hem prompt weigert want er zijn dozen poeder besteld en in het bestek is enkel vloeibaar wasmiddel opgenomen. Ook is er per bestelling een minimumafname van twintig dozen met acht flessen. Dit staat ergens in miniscuul kleine lettertjes verstopt op pagina 39 van de voorwaarden.
Een nieuwe PO wordt opgemaakt, wordt intern weer drie keer goedgekeurd -waarbij je minstens twee keer de opmerking krijgt of dit niet dubbel besteld is, want vorige week is er poeder besteld, zodat je dit twee keer nog moet uitleggen-
Na drie weken krijg je de vraag waar het wasmiddel blijft. Je gaat op onderzoek uit en na contact met de leverancier blijkt dat dit al twee weken eerder in het magazijn geleverd is. De leverancier vergat echter om het nummer van je PO op het pakje te zetten waardoor er intern geen enkel aanknopingspunt was. Nu het wasmiddel er is kan je de afwasmachine gaan vullen.
Als de factuur binnenkomt, krijg je een melding van de factuurverwerking omdat het bedrag van je PO niet klopt met de factuur; er werden transportkosten gerekend, terwijl die niet op de PO voorzien zijn. Je ontdekt in pagina 197 van de voorwaarden dat transportkosten aangerekend mogen worden voor bestellingen onder de €1000 (excl btw), maar ongeacht bedrag wegvallen indien de leverlocatie zich in een straal van 16,84 van depot A van de leverancier bevindt en niet in een lage-emissiezone zit. Dit was het geval, maar doordat het lokale bestuur een aantal invalswegen heeft doorgeknipt moest de chauffeur 34,61 km rijden waardoor er tóch transportkosten werden aangerekend.
Je organiseert een vergadering om de optimale layout te bepalen; bestekmandje links of rechts, indien bestekschuif in welke volgorde het bestek moet en met de vuile kant naar boven of onder. Borden afspoelen of niet? Mogen tassen enkel vanboven of ook vanonder. Moet/mag de vaatwas enkel draaien 's avonds ongeacht de vulgraad, of mag die ook overdag draaien want vol is vol
Dan een vergadering om de beurtrol te bepalen, rekening houdend met 4/5-werkers, thuiswerkers,... Voer je een aparte beurtrol in voor het inladen en voor het uitladen of niet? Wat met brug- of feestdagen? Moet het in/uitladen van de afwasmachine ook in de taakomschrijving komen. Indien het niet in de taakomschrijving komt, moet het voor Jos, Jef en Juul al niet meer, want dan doen ze gratis werk.
Intussen blijft de stapel vuile vaat zich maar opstapelen en moet er een vergaderruimte geboekt worden. Dit moet je natuurlijk op voorhand vastleggen in de planningstool. Je vindt een geschikte locatie en legt ze vast, maar team A heeft deze ruimte voor de rest van het jaar elke maandag om 10:00 vastgelegd en team B elke tweede donderdag van de maand tussen 13:00 en 13:30 waardoor de vuile vaat twee keer per week naar nóg een andere locatie gebracht moet worden.
Voor dat overbrengen wordt een andere vergadering belegd, want vuile vaat verplaatsen =/= vaatwasmachines in/uitladen, dus ook een nieuwe beurtrol. Jos wil het nog steeds niet doen en is het er niet mee eens dat dit intussen aan zijn taakomschrijving -er was nog een aparte vergadering met HR belegd om over dit feit- is toegevoegd en schakelt zijn vakbondsdelegué in. Die belooft het aan te kaarten op het volgende kwartaaloverleg. Dat zal nog even wachten zijn, want het meest recente kwartaaloverleg was vorige week.
Doordat er intern voorlopig geen geschikt persoon gevonden kan worden besluit men een consultant in te huren om het probleem op te lossen. Er wordt een vergadering belegd om uit te maken of die consultant enkel ingeschakeld mag worden voor de afwas of dat die ook andere taken mag uitvoeren; er is namelijk een raamovereenkomst voor consultancy, maar het tarief is afhankelijk van het takenpakket. Die consultant verdwijnt na twee maanden en voor die prijs had je drie jaar iemand vast in dienst kunnen nemen.
Ondertussen rapporteert de aankoop dat dat ze een korting van 2,65% hebben bedongen op de reguliere prijs van afwasmiddel en dat is toch belangrijk, want als ambtenaar (hetzij lokaal, regionaal of federaal) geef je het geld uit van de burger en moet je er zorgzaam mee omspringen. Maar dat is wat we doen. 2,65% goedkoper is immers niet niks.
,dan is het ook een kwestie van je cpu vents
