Systeem om uw werk/taken te managen

[:unsure:]

Ik vroeg me af of er wat beyonders een 'systeem' hebben om hun werk/taken/projecten op te volgen?

Zelf hebben we op mijn werk geen dergelijk systeem dus vind ik het soms enorm moeilijk om te weten wat ik met een bepaalde klant/leverancier/derde partij ooit heb besproken en moet ik steeds in mijn e-mails of persoonlijke folder/documenten gaan graven. Aangezien ik op een jaar tijd wel met 500+ verschillende gevallen bezig ben wordt dat enorm moeilijk om deftig bij te houden.
Ook hang ik enorm veel af van kennis die andere mensen gewoon in hun hoofd hebben zitten omdat dat nergens staat uitgeschreven. Als het dan uitgeschreven is is het soms al outdated of ergens verstopt in een onbeheerde folderstructuur.


Hoe behandelen jullie zoiets binnen jullie job (of persoonlijk leven)?
Zelf heb ik al een excellijstje proberen bij te houden maar dat is dan niet flexibel genoeg of wordt op den duur te groot en niet deftig bijgewerkt. De standaardtemplates die van MS Office trekken ook niet echt op veel imo.

 

[coldplayke]

Ik vroeg me af of er wat beyonders een 'systeem' hebben om hun werk/taken/projecten op te volgen?

Zelf hebben we op mijn werk geen dergelijk systeem dus vind ik het soms enorm moeilijk om te weten wat ik met een bepaalde klant/leverancier/derde partij ooit heb besproken en moet ik steeds in mijn e-mails of persoonlijke folder/documenten gaan graven. Aangezien ik op een jaar tijd wel met 500+ verschillende gevallen bezig ben wordt dat enorm moeilijk om deftig bij te houden.
Ook hang ik enorm veel af van kennis die andere mensen gewoon in hun hoofd hebben zitten omdat dat nergens staat uitgeschreven. Als het dan uitgeschreven is is het soms al outdated of ergens verstopt in een onbeheerde folderstructuur.


Hoe behandelen jullie zoiets binnen jullie job (of persoonlijk leven)?
Zelf heb ik al een excellijstje proberen bij te houden maar dat is dan niet flexibel genoeg of wordt op den duur te groot en niet deftig bijgewerkt. De standaardtemplates die van MS Office trekken ook niet echt op veel imo.

Gebruiken collega's van jou geen Salesforce of iets gelijkaardigs daarvoor? Daar kan je gemakkelijk openstaande cases/leads/opportunities tracken, zoeken naar alle communicatie met 1 klant, etc.

Het hangt ervan af hoeveel echt projectwerk je doet. Een project management system als Klient is ook een optie.

Maar dit zijn echt dingen die op bedrijfsniveau moeten worden uitgerold.

 

[eniac]

Salesproces bijhouden in Pipedrive
Persoonlijke notities van meetings/presales/werkafspraken/... in Onenote, redelijk goed geordend.
Taken in Microsoft To Do.

Die laatste is een echte ontdekking geweest. Beschikbaar in Windows en op Android, net genoeg features om nuttig te zijn maar niet genoeg features om overweldigend te zijn, en super integratie met Outlook waardoor flagged mails direct als taak verschijnen. Structuur geven met due dates en reminders, dagelijkse opvolging met My Day. Keihard fan.

 

[:unsure:]

Gebruiken collega's van jou geen Salesforce of iets gelijkaardigs daarvoor? Daar kan je gemakkelijk openstaande cases/leads/opportunities tracken, zoeken naar alle communicatie met 1 klant, etc.

Het hangt ervan af hoeveel echt projectwerk je doet. Een project management system als Klient is ook een optie.

Maar dit zijn echt dingen die op bedrijfsniveau moeten worden uitgerold.

We werken met Salesforce maar met extreem weinig functionaliteit/modules, dus dat is redeliijk nutteloos voor wat ik nodig heb.

Ik ben echt beperkt tot MS Office. OneNote ziet er wel OK uit voor wat ik wil, maar is ook niet 100% mijn voorkeur

Salesproces bijhouden in Pipedrive
Persoonlijke notities van meetings/presales/werkafspraken/... in Onenote, redelijk goed geordend.
Taken in Microsoft To Do.

Die laatste is een echte ontdekking geweest. Beschikbaar in Windows en op Android, net genoeg features om nuttig te zijn maar niet genoeg features om overweldigend te zijn, en super integratie met Outlook waardoor flagged mails direct als taak verschijnen. Keihard fan.

To Do is bij ons enkel mogelijk via web-app dus moet je er zo goed als constant in zitten. De integratie met outlook is momenteel ook geblokkeerd door onze IT (en onmogelijk om goedkeuring voor te krijgen)

 

[cege]

Mijn bedrijfsles. Probeer bedrijven te vermijden die geen dergelijke corporate systemen hebben. Of actief vermijden.

Wij gebruiken hier JAMA en JiRA voor alles. Het is een redelijk grote misbruik van het systeem, want zelfs voor non IT stuff gebruiken we jira, wegens gebrek aan iets deftig op corporate niveau.

In onze hq divisie (>1000 man) is er ook 0 systeem. Iedereen doet maar wat. Alles gaat verloren, efficiëntie clusterfuck. Wij kunnen alles opvolgen met onze 20 man in belgie. Kost paar 10k per jaar, self managed. En nog moeten we elke keer verantwoorden... we zijn het enige team dat op tijd deliveret en niks vergeet onderweg... uil kaars bril...

In de startup hadden we ProjectInsight en 1FTE die dat fulltime beheerde. Dat werkte smooth. Daar zag je 3mnd op voorhand vertraging mee aankomen... in onze hq zien ze 1 dag na de deadline vertraging...

 

[Nirrti]

Salesproces bijhouden in Pipedrive
Persoonlijke notities van meetings/presales/werkafspraken/... in Onenote, redelijk goed geordend.
Taken in Microsoft To Do.

Die laatste is een echte ontdekking geweest. Beschikbaar in Windows en op Android, net genoeg features om nuttig te zijn maar niet genoeg features om overweldigend te zijn, en super integratie met Outlook waardoor flagged mails direct als taak verschijnen. Structuur geven met due dates en reminders, dagelijkse opvolging met My Day. Keihard fan.

+1 voor To Do, eenvoudig, overzichtelijk en die Outlook integratie maakt het echt af.

 

[zwarten]

In de bouw gebruiken we ontwerpverslagen en/of werfverslagen die dan opgemaakt worden en doorgestuurd naar alle partijen aanwezig.. Alle beslissingen worden daar in opgenomen zodat je een leidraad wanneer iets gewijzigd of gevraagd werd en door wie. Anders hou je het inderdaad totaal niet meer bij.

voor kleinere zaken gebruik in onenote en to do list zet ik in mijn mailagenda

 

[Musk]

Mijn agenda.. voor projecten: ClickUP

Voor de rest mails. Ik heb een goed geheugen dus dat is wel een meevaller.

 

[Inv]

OneNote voor mijn persoonlijke Todo en notities voor bepaalde klant/project/meeting. Jira om met anderen samen te werken. Ga MS Todo wel eens bekijken, daar had ik nog niet van gehoord.

 

[Stimpy]

Google takenlijstje naast mijn mails

 

[coldplayke]

Mijn bedrijfsles. Probeer bedrijven te vermijden die geen dergelijke corporate systemen hebben. Of actief vermijden.

Wij gebruiken hier JAMA en JiRA voor alles. Het is een redelijk grote misbruik van het systeem, want zelfs voor non IT stuff gebruiken we jira, wegens gebrek aan iets deftig op corporate niveau.

In onze hq divisie (>1000 man) is er ook 0 systeem. Iedereen doet maar wat. Alles gaat verloren, efficiëntie clusterfuck. Wij kunnen alles opvolgen met onze 20 man in belgie. Kost paar 10k per jaar, self managed. En nog moeten we elke keer verantwoorden... we zijn het enige team dat op tijd deliveret en niks vergeet onderweg... uil kaars bril...

In de startup hadden we ProjectInsight en 1FTE die dat fulltime beheerde. Dat werkte smooth. Daar zag je 3mnd op voorhand vertraging mee aankomen... in onze hq zien ze 1 dag na de deadline vertraging...

Ik kan me echt niets voorstellen bij hoe je jira voor zoiets kan misbruiken.

 

[cege]

Ik kan me echt niets voorstellen bij hoe je jira voor zoiets kan misbruiken.

Je hebt een project met 2000 tickets in, Customer compliant etc. Je hebt 2 statussen, open en closed. En alles tussenin moet je een procedure volgen en assignen aan A B C en alles in comments zetten...

 

[Foert]

Binnen office heb je bv. ook planner. Daar kan je met verschillende buckets werken.
Vroeger hield ik veel bij in notepad++, ondertussen overgestapt op deels Onenote en deels https://notion.so wat ook een coole app is.
Dat in combinatie met folders, rules, categoriën in Outlook, en Tasks.

 

[Racing_Genk]

Notion, ClickUp, Monday.com,...

 

[Bigbuddha]

Atlassian stack wordt in 'de IT' redelijk frequest gebruikt. Ook voor niet IT gerelateerde flows.(taken, sales, administratioe, documentatie, ...)

 

[DogFacedGod]

Veel te verspreid bij mij.
De atlassian stack maar niet iedereen heeft daar toegang toe dus Onenote is ook een verzamelbak.
Ik heb nog niet veel gespeeld met automatisatie in Outlook en MS TO DO. Ik moet er misschien tijd insteken om dat aan te leren.
En dan daarnaast nog Service Now.

Teveel omgevingen eigenlijk.

 

[DogFacedGod]

Je hebt een project met 2000 tickets in, Customer compliant etc. Je hebt 2 statussen, open en closed. En alles tussenin moet je een procedure volgen en assignen aan A B C en alles in comments zetten...

Wat is er gebeurd met "in progress" ?

 

[cege]

Wat is er gebeurd met "in progress" ?

Het process is
1) file compliant
2) skip via "start investigation" en "in progress", naar "resolved"
3) in de commentaren moet je root cause, resolution plan, etc etc zetten (dat zijn dus altijd anderen die dat moeten bepalen)
4) eens alles klaar is, typisch 7x keer comments "alles klaar" "jajajaja"
5) klaar -> closed

Terwijl we vroeger een systeem hadden dat deftig complaints afhandelde

 

[Hit Hard]

Het process is
1) file compliant
2) skip via "start investigation" en "in progress", naar "resolved"
3) in de commentaren moet je root cause, resolution plan, etc etc zetten (dat zijn dus altijd anderen die dat moeten bepalen)
4) eens alles klaar is, typisch 7x keer comments "alles klaar" "jajajaja"
5) klaar -> closed

Terwijl we vroeger een systeem hadden dat deftig complaints afhandelde

Dan zou ik toch dringend overschakelen naar Excel.

 

[cege]

Dan zou ik toch dringend overschakelen naar Excel.

Breng ze niet op ideeën in corporate. Elke week de excel rondmailen, want sharepoint is te exotisch