Syndicus - VME

[makila]

Door omstandigheden was ik een beetje verplicht zelf te taak op te nemen van Syndicus.
We zijn een VME met 5 appartementen en 3 appartementen worden verhuurd. Het 4de appartement wordt bewoond door iemand van 60+ die geen laptop of PC heeft dus blijf ik als enige eigenaar over om de taak van (onbezoldigd) syndicus op te nemen. Natuurlijk kan ik altijd weigeren, maar dan zou er een externe syndicus worden aangesteld en die vragen blijkbaar al snel 200€ PER maand. Dat vind ik toch overdreven véél voor hetgeen een Syndicus eigenlijk doet.

Echter ik kwam toch al een paar onaangename zaken tegen.

De vorige syndicus wist niet eens wat het ondernemingsnummer van de VME was, duh! Nu was dit gemakkelijk op te zoeken, maar toen merkte ik op dat het sinds 2017 verplicht is uzelf te registeren als Syndicus op de website van de KBO. De vorige syndicus viel net niet van zijn stoel toen hij dit hoorde, hij wist van niets. Na onderzoek bleek dat de syndicus voor hem, dit allemaal voor hem het gedaan. Nu goed sinds vandaag sta ik dus als syndicus geregistreerd bij de kruispuntbank.

Na wat naleeswerk en onderzoek, blijkt dat de syndicus tevens verplicht een mandaat moet aanvragen (Dwz toestemming van alle eigenaars om gedurende een bepaalde periode als Syndicus op te treden). Dat mandaat mag max 3 jaar geldig zijn, daarna mag dit alleen verlengd worden mits toestemming van de andere eigenaars.

Zonder mandaat ben je niet in orde met de wetgeving en ben je eigenlijk helemaal géén syndicus. Nu blijkt dat in de 12 jaar (!) dat dit gebouw er staat, er NOOIT enig syndicus geweest is die zo'n mandaat heeft opgesteld. Dat contact bestaat niet en heeft NOOIT bestaan. Ook de vorige syndicus viel compleet uit de lucht. Dus dat moet ik nu nog in orde brengen. Nu denk ik niet dat ik verantwoordelijk kan gesteld worden hiervoor? Het is niet mijn schuld dat de vorige syndicussen dit nooit gedaan hebben hé!

Voorts gaf hij doodleuk aan dat hij de BA verzekering syndicus had opgezegd, omdat hij dit niet nodig achtte. Sterk, want ik lees dat die verzekering verplicht is. Ik heb deze verzekering dus opnieuw aangegaan. Voorts heb ik de blokpolis en de rechtsbijstandsverzekering op mijn naam geplaatst.

Ik heb ook het water en de electriciteit van de algemene delen op mijn naam / VME gezet en ik heb de VME rekening ook op mijn naam geplaatst.

----

De reden van dit topic is. Ik ben al voor onaangename verrassingen komen te staan nadat ik amper 2 weken de nieuwe syndicus ben. En ik vroeg me af of ik misschien nog iets vergeten ben? Ik denk het niet maar bon, you never know.

 

[Voidski]

@kay-gell, dat is hier spek voor uwen bek.

 

[kay-gell]

200 euro per maand is wel wat veel.
Normaal ereloon voor een syndicus is +/- 20 euro per appartement.

En er komt wel wat bij kijken eerlijk gezegd.
Je moet sowieso een vergadering doen waarop jij bekrachtigd wordt op een vergadering als onbezoldigd syndicus.
(normaal moet je hier geen contract voor hebben als je het zelf doet maar dat durf ik niet te zeggen)

Vergaderen is nu echter niet mogelijk dus best dat een soort van aanstellingsverslag maakt en dit laat tekenen.

Je moet een budget opmaken om de bijdragen te berekenen.
Blokpolis, elektriciteit, water, brandkeuringen, lift,...
De boekhouding van de vorige syndicus kan je helpen en die kan je misschien overnemen. Als daar dus beslist is over een budget (meestal behouden) kan je dat overnemen.

Op het einde van het boekjaar maak je een afrekening op per eigenaar op basis van inkomsten en verlies en je houdt ook een algemene vergadering waarbij je de mensen cfr de wetgeving uitnodigt. (aangetekend 15 dagen op voorhand tenzij ze aangeven dat mail/post ook mag)
En dit tijdens de periode die vast ligt in de statuten.

Dingen die je nog even moet nakijken. Zijn de statuten gecoördineerd?

Is het Rio aangepast?

Is het dak voldoende geïsoleerd cfr de norm 2020?

Kloppen de aftekeningen van de voorbije jaren. Daarmee bedoel ik vooral: zijn de juiste quotiteiten toegepast en verdeelsleutels cfr de basisakte.
Want als de voorganger alles maar deelde door 5 bijv is dit niet wettelijk. Ga jij dat wel doen krijg je sowieso ruzie ofwel ga je de basisakte moeten laten aanpassen (wat praktisch gezien nooit lukt)

Betalen al de eigenaars. Want op de deur gaan kloppen bij uw buren als ze niet betalen, not fun.


Lees er de verslagen van de laatste jaren eens op na om te kijken wat er speelt en of er veel wrevel is onderling.


Als ik je 1 tip mag geven. Je spaart er je zelf 20 euro per maand mee uit. Je moet maar eens nadenken of het je dat allemaal waard is.
Veel zal ook van de andere eigenaars en huurders afhangen en hoe aangenaam zij zijn in de omgang.
Zijn dat echt correcte en aangename mensen waar mee te praten is kan je het overwegen.
Maar dat kan ook allemaal snel omslaan als er verkocht/geërfd wordt of er een haar in de boter komt te zitten.

 

[makila]

En er komt wel wat bij kijken eerlijk gezegd.
Je moet sowieso een vergadering doen waarop jij bekrachtigd wordt op een vergadering als onbezoldigd syndicus.
(normaal moet je hier geen contract voor hebben als je het zelf doet maar dat durf ik niet te zeggen)

Vergaderen is nu echter niet mogelijk dus best dat een soort van aanstellingsverslag maakt en dit laat tekenen.

Wijziging syndicus is opgesteld en getekend door alle eigenaars vanop afstand.

Je moet een budget opmaken om de bijdragen te berekenen.
Blokpolis, elektriciteit, water, brandkeuringen, lift,...
De boekhouding van de vorige syndicus kan je helpen en die kan je misschien overnemen. Als daar dus beslist is over een budget (meestal behouden) kan je dat overnemen.

Dat is al gebeurd.

Op het einde van het boekjaar maak je een afrekening op per eigenaar op basis van inkomsten en verlies en je houdt ook een algemene vergadering waarbij je de mensen cfr de wetgeving uitnodigt. (aangetekend 15 dagen op voorhand tenzij ze aangeven dat mail/post ook mag)
En dit tijdens de periode die vast ligt in de statuten.

Ik stuur gewoon ne mail per post of email en als iedereen het openstaand bedrag betaalt, waarom zou ik dan aangetekend al die shit versturen?

Dingen die je nog even moet nakijken. Zijn de statuten gecoördineerd?

Ik heb die documenten vorige week gelezen en ik merkte toen al op dat dit nooit is gebeurd, terwijl dit inderdaad sinds 2013 al verplicht is. Voor amper 5 eigenaars en als die goed overeenkomen ga ik dit na 8 jaar niet allemaal aanpassen sé. Dus ik heb dit voorlopig zo gelaten. Fuck that sé. Een vroegere syndicus heeft zijn job niet gedaan, nu moet ik zijn shit opkuisen? Mmm ...

Is het Rio aangepast?

Idem als hierboven. Dat noemt hier blijkbaar het huishoudelijk reglement (andere benaming voor Rio). Ook dat is al sinds 2009 nooit meer aangepast.

Is het dak voldoende geïsoleerd cfr de norm 2020?

Ik ben géén expert maar ik heb me er wel vorige week ook al in verdiept, en volgens mij is dit in orde.

Kloppen de aftekeningen van de voorbije jaren. Daarmee bedoel ik vooral: zijn de juiste quotiteiten toegepast en verdeelsleutels cfr de basisakte.
Want als de voorganger alles maar deelde door 5 bijv is dit niet wettelijk. Ga jij dat wel doen krijg je sowieso ruzie ofwel ga je de basisakte moeten laten aanpassen (wat praktisch gezien nooit lukt)

Neen de verdeelsleutels zijn correct. Dus dat is géén issue.

Betalen al de eigenaars. Want op de deur gaan kloppen bij uw buren als ze niet betalen, not fun.

Ja dat is momenteel in orde

Lees er de verslagen van de laatste jaren eens op na om te kijken wat er speelt en of er veel wrevel is onderling.

Welke verslagen? Lol. Ik denk dat ik de eerste ben die nu een verslag aan het maken is op 12 jaar tijd.

Als ik je 1 tip mag geven. Je spaart er je zelf 20 euro per maand mee uit. Je moet maar eens nadenken of het je dat allemaal waard is.
Veel zal ook van de andere eigenaars en huurders afhangen en hoe aangenaam zij zijn in de omgang.
Zijn dat echt correcte en aangename mensen waar mee te praten is kan je het overwegen.
Maar dat kan ook allemaal snel omslaan als er verkocht/geërfd wordt of er een haar in de boter komt te zitten.

Ik vrees de nieuwe eigenares van één van de appartement. Ik heb de indruk dat die elke cent telt.

Bedankt voor de informatie. Ik kan hiermee wel verder. Zoals je opmerkt heb ik met het meeste al rekening gehouden. Maar ja het is inderdaad zo, wil ik met alles 100% wettelijk in orde zijn, dan ben ik 365 dagen bezig om zaken te fixen die de vorige syndicussen nooit gedaan hebben ..

 

[kay-gell]

Van wanneer is het gebouw precies ivm de dakisolatie? De reden waarom ik de vraag stel is omdat bij gebouwen na de jaren '70 er wel iets van isolatie is en de norm zo laag is dat die meestal in orde zijn.


Wat de aangetekende brieven betreft. Wettelijk moet je min 15 dagen op voorhand voor de vergadering hen aangetekend uitnodigen.
Tenzij ze schriftelijk per mail of brief aangeven dat dit niet moet en een brief of mail ook ok is. Dat document houd je bij.
Als er later ooit discussies komen kan de rechtsgeldigheid van de vergadering in twijfel worden getrokken omdat de mensen niet correct zijn uitgenodigd.

Houd ook rekening dat enkel de punten op de agenda wettelijk gestemd kunnen worden in principe.

Enfin maar ge zijt al beter voorbereid dan de meesten die er aan beginnen.

Mocht er nog iets zijn laat maar weten!

 

[makila]

Van wanneer is het gebouw precies ivm de dakisolatie? De reden waarom ik de vraag stel is omdat bij gebouwen na de jaren '70 er wel iets van isolatie is en de norm zo laag is dat die meestal in orde zijn.


Wat de aangetekende brieven betreft. Wettelijk moet je min 15 dagen op voorhand voor de vergadering hen aangetekend uitnodigen.
Tenzij ze schriftelijk per mail of brief aangeven dat dit niet moet en een brief of mail ook ok is. Dat document houd je bij.
Als er later ooit discussies komen kan de rechtsgeldigheid van de vergadering in twijfel worden getrokken omdat de mensen niet correct zijn uitgenodigd.

Houd ook rekening dat enkel de punten op de agenda wettelijk gestemd kunnen worden in principe.

Enfin maar ge zijt al beter voorbereid dan de meesten die er aan beginnen.

Mocht er nog iets zijn laat maar weten!

Appartement is van 2009 zie hierboven. Dus ook de dakisolatie is van dat jaar.

Ja ivm die aangetekende brieven. Je hebt gelijk, maar voor een blok met amper 5 appartementen. Als iemand een beslissing in twijfel trekt dan is dat maar zo. Vanaf dat moment dat iemand dit misbruikt (omdat ik hier een beetje afwijk van de wet), dan ga ik daarna wel ineens streng zijn en dat toepassen hé. Maar tot dan doe ik echt de moeite niet.

Ja ik ben redelijk voorbereid maar sommige zaken zijn zo absurd .. aanpassen statuten (basisakte + eventueel reglement gemeenschappelijke delen) en RIO kost bijvoorbeeld toch wat geld hé, dat moet bij de notaris gebeuren en die doet dat alles behalve gratis, dat ik denk: Mmm neen dat doe ik niet. Zaagt iemand over de basisakte bijvoorbeeld dat die niet correct is, dan zeg ik: OK dan laat ik dit aanpassen, dat is dan xxx eurokes aub! Zo simpel is dat hé.

Ja als ik nog vragen heb zal ik ze stellen. Nogmaals bedankt om het lijstje te overlopen!

 

[Avi]

Zou je niet beter @kay-gell gewoon inhuren?

 

[makila]

Zou je niet beter @kay-gell gewoon inhuren?

 

[kay-gell]

Appartement is van 2009 zie hierboven. Dus ook de dakisolatie is van dat jaar.

Ja ivm die aangetekende brieven. Je hebt gelijk, maar voor een blok met amper 5 appartementen. Als iemand een beslissing in twijfel trekt dan is dat maar zo. Vanaf dat moment dat iemand dit misbruikt (omdat ik hier een beetje afwijk van de wet), dan ga ik daarna wel ineens streng zijn en dat toepassen hé. Maar tot dan doe ik echt de moeite niet.

Ja ik ben redelijk voorbereid maar sommige zaken zijn zo absurd .. aanpassen statuten (basisakte + eventueel reglement gemeenschappelijke delen) en RIO kost bijvoorbeeld toch wat geld hé, dat moet bij de notaris gebeuren en die doet dat alles behalve gratis, dat ik denk: Mmm neen dat doe ik niet. Zaagt iemand over de basisakte bijvoorbeeld dat die niet correct is, dan zeg ik: OK dan laat ik dit aanpassen, dat is dan xxx eurokes aub! Zo simpel is dat hé.

Ja als ik nog vragen heb zal ik ze stellen. Nogmaals bedankt om het lijstje te overlopen!

Dat dat allemaal absurd is moet ge mij idd niet zeggen. Veel nutteloze kosten en onnodig werk wat er in kruipt.
RIO kan je onderhands nog laten aanpassen.

Succes alleszins!

 

[Jackerath]

Goed dat er een onderwerp is hierover. Laten we dit als algemeen syndicus / VME onderwerp gebruiken?

Wij zijn aan het bekijken om onze syndicus aan de deur te zetten. Ik kan bijna een boek schrijven over de onzorgvuldigheid, slechte communicatie, gebrek aan proactiviteit en transparantie van deze kerel.

Ik heb reeds contact met een nieuwe kandidaat, en zowel de offerte als de algemene indruk zitten snor.

We zitten op minder dan een maand van onze AV, maar de syndicus heeft nog steeds geen communicatie uitgestuurd of deze nu doorgaat of niet. Gezien de Coronawet, mag het sowieso niet via een fysieke vergadering. Mijn indruk is dat hij nattigheid voelt, en stilletjes rekent op uitstel van de AV met 1 jaar, waardoor automatisch zijn contract en alle mandaten verlengd worden. Gezien zijn brokkenparcours hier is dat voor ons absoluut geen optie.

Een paar concrete vragen, aangezien ik mij hier recent in verdiept heb:

• Wat doen jullie met de brievenbus van de VME? Strikt wettelijk gezien moet er zo'n brievenbus aanwezig zijn, op de zetel van de VME. De vraag is dan of iemand van de raad deze mag lichten? Werkt men dan met een postvolmacht om aangetekende zendingen af te halen? Reden dat ik dit aanhaal, is omdat we reeds post van een deurwaarder kregen dankzij de syndicus zijn fratsen.
• Is het normaal dat de rekencommissaris enkel uittreksels van de zichtrekening krijgt, die overduidelijk een export zijn van de boekhoudsoftware, en niet van de bank zelf? Zo kan ik ook de boekhouding laten kloppen.
• Is het gebruikelijk/doenbaar om de rekencommissaris een mandaat te geven op de zichtrekening, waarmee enkel de verrichtingen nagekeken kunnen worden? Dit lijkt me toch noodzakelijk om die taak naar behoren te kunnen uitvoeren. Op dit moment is alleen de syndicus heer en meester over die rekening.
• Wat ik ook niet begrijp: bij de aankoop (dit is een nieuwbouw) heeft iedereen reeds bijgedragen aan de kosten van de basisakte via de notaris. In dit document is reeds een Reglement van Mede-Eigendom aanwezig, alsook een RIO. Desondanks heeft hij toch een factuur van 500 euro ingeboekt voor het opmaak van een RIO, wat gewoon selectieve een copy/paste is van het RIO in de basisakte.
• Dit is een VME met iets meer dan 20 kavels, waardoor er sowieso aan dubbele boekhouding gedaan moet worden. Op de installatievergadering werd er immers geen woord gerept over het feit dat de functie van rekencommissaris aansprakelijk is, en bezoldigd. Men heeft in de zaal gewoon gevraagd wie dit wil doen, zonder erbij te vragen of die wel een gedegen kennis van boekhouden heeft. Een aansprakelijkheidsverzekering werd evenmin afgesloten voor deze persoon. Ik heb die daar onlangs op de hoogte van gebracht, en die was er zelf niet goed van.

 

[Jackerath]

Niemand? @kay-gell @RadicalAtheist

Dit onderwerp hoort misschien ook eerder thuis in Economie & Recht, aangezien het vooral over boekhouding en juridische zaken gaat in een VME.

 

[kay-gell]

Goed dat er een onderwerp is hierover. Laten we dit als algemeen syndicus / VME onderwerp gebruiken?

Wij zijn aan het bekijken om onze syndicus aan de deur te zetten. Ik kan bijna een boek schrijven over de onzorgvuldigheid, slechte communicatie, gebrek aan proactiviteit en transparantie van deze kerel.

Ik heb reeds contact met een nieuwe kandidaat, en zowel de offerte als de algemene indruk zitten snor.

We zitten op minder dan een maand van onze AV, maar de syndicus heeft nog steeds geen communicatie uitgestuurd of deze nu doorgaat of niet. Gezien de Coronawet, mag het sowieso niet via een fysieke vergadering. Mijn indruk is dat hij nattigheid voelt, en stilletjes rekent op uitstel van de AV met 1 jaar, waardoor automatisch zijn contract en alle mandaten verlengd worden. Gezien zijn brokkenparcours hier is dat voor ons absoluut geen optie.

Een paar concrete vragen, aangezien ik mij hier recent in verdiept heb:

• Wat doen jullie met de brievenbus van de VME? Strikt wettelijk gezien moet er zo'n brievenbus aanwezig zijn, op de zetel van de VME. De vraag is dan of iemand van de raad deze mag lichten? Werkt men dan met een postvolmacht om aangetekende zendingen af te halen? Reden dat ik dit aanhaal, is omdat we reeds post van een deurwaarder kregen dankzij de syndicus zijn fratsen.
• Is het normaal dat de rekencommissaris enkel uittreksels van de zichtrekening krijgt, die overduidelijk een export zijn van de boekhoudsoftware, en niet van de bank zelf? Zo kan ik ook de boekhouding laten kloppen.
• Is het gebruikelijk/doenbaar om de rekencommissaris een mandaat te geven op de zichtrekening, waarmee enkel de verrichtingen nagekeken kunnen worden? Dit lijkt me toch noodzakelijk om die taak naar behoren te kunnen uitvoeren. Op dit moment is alleen de syndicus heer en meester over die rekening.
• Wat ik ook niet begrijp: bij de aankoop (dit is een nieuwbouw) heeft iedereen reeds bijgedragen aan de kosten van de basisakte via de notaris. In dit document is reeds een Reglement van Mede-Eigendom aanwezig, alsook een RIO. Desondanks heeft hij toch een factuur van 500 euro ingeboekt voor het opmaak van een RIO, wat gewoon selectieve een copy/paste is van het RIO in de basisakte.
• Dit is een VME met iets meer dan 20 kavels, waardoor er sowieso aan dubbele boekhouding gedaan moet worden. Op de installatievergadering werd er immers geen woord gerept over het feit dat de functie van rekencommissaris aansprakelijk is, en bezoldigd. Men heeft in de zaal gewoon gevraagd wie dit wil doen, zonder erbij te vragen of die wel een gedegen kennis van boekhouden heeft. Een aansprakelijkheidsverzekering werd evenmin afgesloten voor deze persoon. Ik heb die daar onlangs op de hoogte van gebracht, en die was er zelf niet goed van.

In principe worden de mandaten inderdaad automatisch verlengd met een jaar. Ondertussen wordt de deadline daar allicht verlengd tot 1 april

Wat met Algemene Vergaderingen?

www.biv.be

Er kan wel gevraagd worden tot een vergadering (virtueel of per brief stemming): wanneer een beslissing aangewezen is of wanneer de syndicus daartoe wordt verzocht door mede-eigenaar(s) die minstens 1/5e van de aandelen in de gemene delen vertegenwoordigen. De unanimiteitsvereiste voor de schriftelijke besluitvorming wordt tijdelijk verlaagd naar de meerderheden zoals op een fysische Algemene Vergadering.

VME brievenbus: https://blog.smartsyndic.be/qa/brievenbus-adres-vme/ daar staat het best uitgelegd. Maar praktisch gezien is dat allemaal niet zo makkelijk hoor. Wij laten ook meestal de post gewoon allemaal bij ons toekomen.

RC: hij heeft in principe het recht om de uittreksels te vragen

RC zichtrekening: dat gebeurt inderdaad al eens. Of dat doenbaar is hangt een beetje van af van welke software ed.

RIO: dat hangt ervan af wat je met nieuwbouw bedoelt. In 2019 is wat in een RIO moet staan uitgebreid moest worden. Hier vind je daar een goed overzicht van.

Rio

reglementinterneorde.be

Het kan perfect dat hij daar een standaard-tarief voor aanrekent. Zo werken de meesten wel, voor sommigen is dat makkelijk verdiend voor anderen is het veel werk.

Aanstelling RC: de stemming is een normale gang van zaken. Het is aan de VME om te beslissen of zij hem daarin capabel zien of zichzelf dan kandidaat te stellen (mag ook iemand extern). Je kan daar best inderdaad wel een verzekering voor afsluiten, soms zit die deels mee in de prijs van de blokpolis.