Terreur van de tijdsregistratie

[Jefken]

Ik heb ook 4,5 jaar gewerkt dat ik alles moest registeren wat ik deed in projecten. Veel veel miserie met projectleiders die kwamen zagen tegen mijn teamchef dat ik teveel uren rekende en dat hun budget in gevaar kwam etc... . Probleem was ook dat ik elk uur dat ik presteerde moest boeken op een project dus ik kon ook niet foefelen. Op een moment met mijn teamchef afgesproken dat er een project kwam voor opleiding te volgen en daar kon ik dan maandelijks zogezegd uren boeken dat ik op kosten van het werk bijleerde. Ik wil nooit meer in zo'n systeem werken. Teveel tijd en energie dat er naar randzaken gaat.

 

[Wizard of midian]

Ik heb ook 4,5 jaar gewerkt dat ik alles moest registeren wat ik deed in projecten. Veel veel miserie met projectleiders die kwamen zagen tegen mijn teamchef dat ik teveel uren rekende en dat hun budget in gevaar kwam etc... . Probleem was ook dat ik elk uur dat ik presteerde moest boeken op een project dus ik kon ook niet foefelen. Op een moment met mijn teamchef afgesproken dat er een project kwam voor opleiding te volgen en daar kon ik dan maandelijks zogezegd uren boeken dat ik op kosten van het werk bijleerde. Ik wil nooit meer in zo'n systeem werken. Teveel tijd en energie dat er naar randzaken gaat.

Probleem is dat je ook steeds moet opletten hoeveel tijd je voor wie gedaan hebt.
In de namiddag was ik zo geconcentreerd bezig en begin dan met ander dossier en daarna komt m'n teamleader met nog wat vragen vr z'n bespreking binnen uur en plots zijn we 3 uur verder en denk ik: "sh*t hoeveel tijd heb ik nu voor wie precies gedaan?" En dan moet ik beetje puzzelen met m'n tijd om daar iets op te zetten da op wat trekt.
Het is niet zo dat ik 5 lijntjes tijdsregistratie in m'n 7,5 werkuur dag heb.
Nee soms 16 à 25 lijntjes over de 450 min (= 7,5 u x 60 min).

Het is echt een extra taak er boven op.

 

[RealFlub]

Hier ook tijdregistratie, ik vul die ook eerlijk in, al zijn bijvoorbeeld korte telefoontjes (<5min) niet ingevuld maar gewoon door met hetgeen waarmee ik bezig ben. Nog nooit klachten gehad eigenlijk, dus op dat vlak zijn ze hier wel soepel.

maar idd, soms kan dit wel beetje zijn van: 'oei, wat heb ik allemaal gedaan' dan puzzel ik inderdaad ook beetje en is dat idd gokken, maar eigenlijk nooit problemen mee gehad, wij hebben hiervoor een aparte registratie, soort 'algemeen bureau werk'.

 

[cege]

Misschien een interessant topic voor het "werk topic" op dit forum?

Ik zelf werk in een boekhoudkantoor, vroeger voor we overgenomen waren, hadden we vaste prijzen voor de klanten.
De klanten moesten 200 betalen per kwartaal (fictieve bedragen ofc), en of we daar nu 3 uur werk of 5 uur werk aan deden, was om het even... .
De tijdsregistratie was meer een methode om te controleren wat deden onder de dag en wat overzicht te krijgen vr werk per dossier.

Voor de klant is dit eenvoudig, hij weet hoeveel hij moet betalen en moet geen angst hebben om iets te vragen.
Voor personeel is dit ook eenvoudig.

Maar sedert we overgenomen zijn door grote groep aantal jaar geleden, is dit veranderd.
Nu moeten de klanten betalen voor "gepresteerde tijd".... .
Die wij als personeel moeten ingeven... .

Probleem:
plots is er de tijdsdruk, we worden verwacht bepaalde taken binnen zeer korte tijd uit te voeren.
30 min voor iets dat al vlug 1u45 min duurt... .
Als je daadwerkelijk 1u45 in je tijdsregistratie invult: roept de baas ons op het matje dat we te traag werken... .

Bosses going to be bosses. /ignore. Als je niet echt traag werkt, no worries. Er is geen alternatief, dus je moet niet bang zijn. Ze gaan je niet vervangen door iemand die even rap/traag is.

En dat dit erg duur is voor de klant.
Daarom gaan sommige nu 1 uur invullen in hun tijdsregistratie en werken dan 45min onbetaald...
Dus werken we eigenlijk onbetaalde tijd (zodanig we niet ontslagen worden omdat we te traag werken... .)

See above. Je gaat niet ontslaan worden als je marktconforme tijdsduur nodig hebt.

Ander probleem is wat vaak voorkomt: internetpanne, haperende website, je moet iets opzoeken in een wetboek, .... alles kost tijd.

Boeken onder "shitty infrastructure cost - hello management"

Persoonlijk vind ik soms moeilijk om voor bepaalde kleine vragen veel tijd te zetten op bepaalde klanten, wetende dat ze hiervoor zwaar aangerekend worden.
Aan andere kant moet ik ook mijn 7u30 dagelijks verantwoorden.

Not your problem. Je heb geen P&L responsibility, gedraag je er niet naar. De klant tekent het contract, jij voert het uit. Time is money.

Heb al collega's gehoord die tegen klanten zeggen, tja die attesten die u vergeten heeft mee te geven gaan we niet meer ingeven mevrouw, als we die nog moeten ingeven is de kost van onze factuur groter dan de belastingaftrek die u hiermee doet...

Ja, fair point. Wat is het probleem daar mee? Moest je dat als antwoord krijgen als klant, dan zou je er toch mee akkoord gaan.

Je moet echt stoppen met alles te willen doen voor een klant. De klant is koning, maar moet wel betalen.

Wij hebben vb intern rood, oranje en gele klanten. En de SAP yearly spent staat bij de klant in het support systeem. Stuur complaints als 10k/y klant. Je klacht staat ergens achteraan. Met wat geluk krijg je na 2 weken een email van "oopsie, je mail niet gezien, is het al opgelost".

Waarom zou je als service provider service providen die meer kost dan het opbrengt ??

Nog een probleem is dat een werkdag niet altijd zo volgens structuur verloopt: klanten bellen, teamleader stuurt mails, de stagair komt nr mij met vragen...
Soms ben ik met tig zaken tegelijk bezig en ik moet dat allemaal beetje geloofwaardig in de tijdsregistratie stoppen.
Erg moeilijk vind ik dat allemaal.

Als je dat moeilijk vindt, er zijn tools die je kunnen helpen. Er zijn oneindig online tools waar je timertjes kunt aanzetten en afzetten en op het einde van de dag krijg je een report.

Het lijkt wel of iedereen een andere strategie hiervoor heeft, een collega schrijft alles op kladbladjes vr de volledige week en begint dan beetje te rekenen wat geloofwaardig is. De andere schrijft de echte uren op (deze personen worden redelijk snel ontslagen of verliezen dossiers want zijn te duur)... .

Debiel management gonna be debiel...

Wat is jullie ervaring hiermee?

Probleem is dat je ook steeds moet opletten hoeveel tijd je voor wie gedaan hebt.
In de namiddag was ik zo geconcentreerd bezig en begin dan met ander dossier en daarna komt m'n teamleader met nog wat vragen vr z'n bespreking binnen uur en plots zijn we 3 uur verder en denk ik: "sh*t hoeveel tijd heb ik nu voor wie precies gedaan?" En dan moet ik beetje puzzelen met m'n tijd om daar iets op te zetten da op wat trekt.
Het is niet zo dat ik 5 lijntjes tijdsregistratie in m'n 7,5 werkuur dag heb.
Nee soms 16 à 25 lijntjes over de 450 min (= 7,5 u x 60 min).

Het is echt een extra taak er boven op.

Ik moest vroeger ook time registratie doen. Dat was met de natte vinger. Gewoon zorgen dat het 40h was op het einde van de week. Als er iemand over zit te neuten, I am very flexible. Die uren gaan van links naar rechts en van rechts naar links. Als je op de 5 min time registratie wil, dan krijg je van mij debiele time registratie die niet de realiteit is...

Dat is op het einde van de dag 5 min. Of vrijdagavond 15 min voor de hele week... Dat is geen exacte wetenschap waar je tot op de 3 min moet timen. Je hebt toch geen 20 accounts vermoed ik? En indien zo. Dan gaan er tussen zitten met 5 of 10 min per week. Als je die 5 of 10 min op 0 zet en op een andere account zet, dan gaat niemand dat toch weten en/of over klagen ?

 

[zarathustra]

Mijn favoriet met tijdsregistratie is de maandelijkse team/departementsmeeting met de slide waarop iedereen zijn uren staan en hoeveel je op gebracht hebt. Dat is ook al 15 jaar hetzelfde over 4 verschillende werkgevers -_-

 

[Bugsy]

Hier moeten we onze tijd ook registreren, maar in de loop van de jaren ben ik minder en minder details gaan geven. Ik geef nu bijvoorbeeld nooit registraties van minder dan een uur in. Ik weiger om meer dan 5 registratie per dag in te geven. Elke dag registreer ik exact 8 uur, maakt niet uit of ik vroeger weg ben of overuren doe. Ooit wel eens een opmerking over gekregen, maar ik heb aangegeven dat ik flexibel ben. Als ze een andere kandidaat vinden voor mijn functie die wel meer details wilt registreren mogen ze die gerust aannemen en zoek ik wel een andere werkgever.

Sindsdien toch geen opmerkingen meer gehad, dus zo belangrijk zullen die details ook niet zijn.

 

[Klopgeest]

Ik heb ook 4,5 jaar gewerkt dat ik alles moest registeren wat ik deed in projecten. Veel veel miserie met projectleiders die kwamen zagen tegen mijn teamchef dat ik teveel uren rekende en dat hun budget in gevaar kwam etc... . Probleem was ook dat ik elk uur dat ik presteerde moest boeken op een project dus ik kon ook niet foefelen. Op een moment met mijn teamchef afgesproken dat er een project kwam voor opleiding te volgen en daar kon ik dan maandelijks zogezegd uren boeken dat ik op kosten van het werk bijleerde. Ik wil nooit meer in zo'n systeem werken. Teveel tijd en energie dat er naar randzaken gaat.

Natuurlijk ook wel tijd die uw loon op uw rekening doet komen. Hoort er gewoon bij in een services-omgeving. In blokken van 2-3u moet dat toch gaan en is, eens het een routine is. Vaak is het ook gewoon een kwestie van tegendraads zijn in een wereld waar al zoveel voor je klaargezet wordt.

 

[Inv]

Ik heb jaren bij een managed services provider gewerkt, dus in theorie elke 15min registreren in een ticket systeem dat dan een bijhorende timesheetcode per klant had.
Ik denk niet dat er ooit een dag was dat ik effectief 8u boekte op tickets, tenzij het op voorhand afgesproken was voor korte projecten.
Al de rest dat ik niet effectief voor iets billable was dumpen op een interne code en daar hoort ook lange lunch, koffiepauze, babbelke met de collega's, etc ... bij. Heb daar wel eens een opmerking over gekregen maar dan vroeg ik letterlijk of ze willen dat de timesheets de werkelijkheid weerspiegelt of een overdrijving om meer te kunnen factureren. En voor de rest was mijn werk ook gewoon goed.

Is hier nog al gezegd maar een gezonde dosis je m'en foutisme is nodig voor de mentale gezondheid. Dat wil niet zeggen met uw klak er naar smijten maar het was niet mijn verantwoordelijkheid om alle issues mbt. facturatie en timeregistratie op te lossen.

 

[sneeuwzwart]

Hier ook timesheets die ik heel high-level invul, vaak vul ik op maandagmorgen gewoon heel de vorige week in. Je kunt inboeken per kwartier, maar ik vul meestal gewoon blokken per uur of soms eens per half uur in. Het dient niet om rechtstreeks te factureren, maar eerder om achteraf te bekijken of hun prijzen "per activiteit" een beetje overeenstemmen met de werkelijkheid, dus in mijn ogen komt het ook niet zo nauw. Ik heb er nog nooit echt commentaar op gekregen. Ze hebben sowieso moeite om deftig personeel te vinden dus ik denk dat ze goed beseffen dat ze het huidige personeel best niet te veel tegen hun schenen schoppen met zo'n zaken.

 

[JDB]

Hier werd al geopperd dat er in de toekomst ook met timesheets gewerkt zou worden. Volgens mijn teamlead de schuld van de jeugd omdat ze verward zijn als ze niet in blokjes mogen werken

Nu ben ik wel geen fan van in blokken gaan werken en alles wegschrijven. Er worden komen veel telefoons binnen van allerlei diensten die sito presto een oplossing voor hun problemen nodig hebben. Wat moet ik dan zeggen? Sorry, mijn telefoonblokje is tussen 14 en 15 in de namiddag? U staat 5de in de rij?
Daarbij heb ik ook taken die dezelfde dag zeker afgewerkt moeten worden, heel moeilijk om te voorspellen hoe lang ik daar mee bezig zou zijn.
Telefoontjes met contacten zijn ook zo moeilijk in te schatten. Soms zit je een half uur over koetjes en kalfjes te praten maar da's in feite ook een onderdeel van het werk. Een goed en nauw contact = betere voorwaarden bij sommige leveranciers. En ja, daar moet je dan een eind tegen lullen.

Als ze hier registratie invoeren zal ik daar heel creatief mee (moeten) omgaan.
Mocht ik in een systeem zoals van TS terechtkomen, ik nam vast vlug de benen.

 

[cege]

Hier werd al geopperd dat er in de toekomst ook met timesheets gewerkt zou worden. Volgens mijn teamlead de schuld van de jeugd omdat ze verward zijn als ze niet in blokjes mogen werken

Nu ben ik wel geen fan van in blokken gaan werken en alles wegschrijven. Er worden komen veel telefoons binnen van allerlei diensten die sito presto een oplossing voor hun problemen nodig hebben. Wat moet ik dan zeggen? Sorry, mijn telefoonblokje is tussen 14 en 15 in de namiddag? U staat 5de in de rij?
Daarbij heb ik ook taken die dezelfde dag zeker afgewerkt moeten worden, heel moeilijk om te voorspellen hoe lang ik daar mee bezig zou zijn.
Telefoontjes met contacten zijn ook zo moeilijk in te schatten. Soms zit je een half uur over koetjes en kalfjes te praten maar da's in feite ook een onderdeel van het werk. Een goed en nauw contact = betere voorwaarden bij sommige leveranciers. En ja, daar moet je dan een eind tegen lullen.

Als ze hier registratie invoeren zal ik daar heel creatief mee (moeten) omgaan.
Mocht ik in een systeem zoals van TS terechtkomen, ik nam vast vlug de benen.

Allemaal special snowflakes die graag kakken op manageme t. Maar als ze hun werk zelf moeten organiseren, is het een drama...

Hier lopen er ook paar zo rond...

 

[Verdansk]

Probleem:
plots is er de tijdsdruk, we worden verwacht bepaalde taken binnen zeer korte tijd uit te voeren.
30 min voor iets dat al vlug 1u45 min duurt... .
Als je daadwerkelijk 1u45 in je tijdsregistratie invult: roept de baas ons op het matje dat we te traag werken... .
En dat dit erg duur is voor de klant.
Daarom gaan sommige nu 1 uur invullen in hun tijdsregistratie en werken dan 45min onbetaald...

1) Als jullie evenveel werk presteren als vroeger zal een klant A minder betalen en een klant B meer betalen. Kans is groot dat klant A niet klaagt, klant B wel, want zelfde services voor meer geld. Probleem voor de baas.
2) Als jullie evenveel werk presteren als vroeger, maar de prijzen zijn onvoldoende verhoogd, maakt de baas minder winst. Hij doet je geloven dat het te duur is voor de klant, maar eigenlijk is het het probleem van de baas.
3) Als jullie evenveel werk presteren als vroeger, maar alle collega’s doen een uur over een taak maar een collega doet twee uur over een taak en hij wordt hier over aangesproken: niet het probleem van de baas.
4) Als jullie evenveel werk presteren als vroeger, maar de situatie is exact zoals je ze beschrijft waar men eerder at random mensen opt matje roept: toxische werkomgeving. Probleem is de baas.

Timesheets zijn niet ongewoon, net zoals een bepaalde “Niet-factureerbare” tijd. En op die verspilling past men dan het “lean” principe toe: bye bye jobsatisfactie

 

[Mr.Fingers]

Omdat onze uren in het kader van ondersteuning ook (deels) doorgefactureerd worden aan de huurders houden we het wel wat bij. Nu niet in blokken van 5 minuten of zelfs een uur, gewoon op den ongeveer, om op kwartaalbasis een procentuele verhouding te hebben tussen de verschillende huurders, en een idee van het totaal aantal assistentie-uren per VTE. Wij moeten dat gelukkig niet zelf doen, ze trekken dat gewoon uit onze outlook agenda.

 

[rubenvb]

Er zijn veel betere tools om te weten waar uw devs mee bezig zijn dan timesheets.

Ik denk aan de meeste dingen uit de SCRUM methodologie zoals sprint demo's, sprint planning meetings, het story board (of variatie daarop), burndowns voor de features en epics, of zelfs bugs indien je meer in een stabilisatieperiode zit.

Weet je toch enorm veel meer mee dan wat er op een timesheet kan staan?
En als je geen informatie hebt aan die dingen (omdat je ofwel niet technisch onderlegd of misschien zelfs geïnteresseerd bent) vraag je toch aan je N-1 om een niet-technische samenvatting?

Of ben ik nu helemaal archaïsch bezig omdat ik te weinig buzzwords en cloud micromanagement tools gebruik?

 

[Muscleduck]

Ik heb ook 4,5 jaar gewerkt dat ik alles moest registeren wat ik deed in projecten. Veel veel miserie met projectleiders die kwamen zagen tegen mijn teamchef dat ik teveel uren rekende en dat hun budget in gevaar kwam etc... . Probleem was ook dat ik elk uur dat ik presteerde moest boeken op een project dus ik kon ook niet foefelen. Op een moment met mijn teamchef afgesproken dat er een project kwam voor opleiding te volgen en daar kon ik dan maandelijks zogezegd uren boeken dat ik op kosten van het werk bijleerde. Ik wil nooit meer in zo'n systeem werken. Teveel tijd en energie dat er naar randzaken gaat.

Ik heb ook nog zo gewerkt en never again. Op den duur zat ik mij op te jagen in mezelf als ik eens 5 min iets niet-werkgerelateerd deed.

 

[DogFacedGod]

Aangezien hier wel wat breincapaciteit rondhangt en mijn vraag dicht aanleunt bij dit topic:

Wij hebben verschillende (IT) consultants (KMO <30 consultants), maar management zijnde weten wij niet meer altijd welke consultant nu waar precies aan het werk is.
De consultants beheren dit vrij autonoom in samenspraak met de account manager van die klant. Maar consultants kunnen voor meerdere account managers werken dus die weten vaak niet waar "hun" consultant volgende week mee bezig is en of die tijd heeft voor "zijn" klant.

Dus, bovenop de verplichte tijdsregistratie van de voorbije week willen we ook input verzamelen over waar ze de komende 2 à 4 weken zullen werken.
Timesheet frustraties zijn er ook bij ons, dus we willen de tijdsimpact zo klein mogelijk houden, maar dit wordt wel moeilijk.

Volgende pistes hebben we al bekeken:
- iedereen heeft full viewing rights op elkaars outlook kalender, dus dachten we dat het een koud kunstje zou zijn om deze kalenders te importeren in een tool als Power BI. Dit blijkt toch niet evident want we zouden per consultant moeten vragen om in te loggen bij de beheerder van het rapport. Dus bij elke PW change moet dit opnieuw en om nog maar te zwijgen over privacy (dan kan ik ook mails inladen bv).
Ook de informatie die via een Exchange import te zien is, is beknopt of niet volledig. Bv recurring meetings zijn enkel zichtbaar op de allereerste dag van die meeting en bv niet elke week opnieuw. Kleurcategorieën/types van afspraken (private/...) worden ook niet doorgegeven, dus we kunnen dit ook niet gebruiken om enkel de billable data er uit te filteren.

- een management assistente wekelijks contact laten opnemen met elke consultant om dan manueel een planning bij te houden.
Dit heeft zelfs geen week goed gelopen en werkt gewoon niet om alles up to date te houden.

- de consultants dit zelf laten invullen op een gedeelde Excel: werkt ook niet zonder 45678 reminders per week te sturen

Zijn er hier eventueel die een gelijkaardig systeem hebben (als gebruiker of management)? Of ons een beetje in de juiste richting kunnen duwen?
Het is wel belangrijk dat de manuele input tot een absoluut minimum beperkt wordt... anno 2023 moet zoiets toch mogelijk zijn, of niet?

Er zijn veel betere tools om te weten waar uw devs mee bezig zijn dan timesheets.

Ik denk aan de meeste dingen uit de SCRUM methodologie zoals sprint demo's, sprint planning meetings, het story board (of variatie daarop), burndowns voor de features en epics, of zelfs bugs indien je meer in een stabilisatieperiode zit.

Weet je toch enorm veel meer mee dan wat er op een timesheet kan staan?
En als je geen informatie hebt aan die dingen (omdat je ofwel niet technisch onderlegd of misschien zelfs geïnteresseerd bent) vraag je toch aan je N-1 om een niet-technische samenvatting?

Of ben ik nu helemaal archaïsch bezig omdat ik te weinig buzzwords en cloud micromanagement tools gebruik?

Klinkt alsof @Profitable Jira (Atlassian) nodig heeft.

Maar je vult toch ook uren in in Jira bij een ticket. Uiteindelijk wordt dat de timesheet.

 

[CaseBlue]

Time tracking is per definitie en taak voor een manager, maar die doen dat niet graag.

Dus de oplossing is eenvoudig: Het werkvolk zelf moet de time management doen. En als het dan niet klopt: tis hun schuld eh, want zij vullen het in.

En god heb uw ziel als je een soort firstline IT hebt die elke 5 minuten wordt vastgeklampt door god weet wie en alles moet bijhouden en op't einde van de dag moet verantwoorden waar ze aan 8 uur komen.

Het is een gigantisch probleem, ik weet ook geen oplossing.

 

[coldplayke]

Ik moet ook tijd loggen die ik aan projecten besteed, maar management gebruikt dat om te zien of het project financieel genoeg zal opleveren en om dit voor sommige projecten in rekening te brengen bij de belastingen (denk ik). Ik ben nog nooit erop aangesproken dat ik te weinig tijd heb gelogd (je kan ook niet aan 8 uur per dag komen).