Programming Power Automate (online) - Meer dan 20 documenten tot PDF mergen

[Vega]

Ik heb een flow gemaakt via Power Automate (niet-dekstop versie) die ervoor zorgt dat alle documenten in een Sharepoint map 1x per week tot PDF omgevormd worden (indien geen PDF), samengevoegd worden tot 1 PDF en vervolgens worden doorgemaild naar een bepaald mailadres.

Het probleem is dat de Adobe plugin enkel tot 20 documenten kan samenvoegen, vanaf 21 documenten blokkeert de flow. Ik zou dus de flow zodanig moeten aanpassen dat er geteld wordt bij het mergen dat er gestopt wordt bij 20, deze documenten worden samengevoegd, vervolgens nog een batch van 20, etc... en finaal de verschillende batches worden samengevoegd.

Dit gaat mijn petje iets te boven, het zou al voldoende zijn dat er 2 verschillende batches worden nagekeken (wekelijks zitten er nl. tussen 20 en 25 documenten in die map), weet iemand hoe ik de flow zou moeten aanpassen? Kan de flow gerust delen via PB...

Merci alvast!

 

[Gines]

Welke Adobe connector en actie gebruik je? Die Adobe connector is normaal een premium connector dus heb je wel de juiste licentie van Power automate daarvoor?

Kan je eens een screenshot van de merge plaatsen? Gebeurt dit via een apply to each actie?

 

[Vega]

Inderdaad de Adobe connector, we hebben inderdaad toegang tot de Premium connectors (en Adobe licentie).

Dit is het stukje van de Merge, geen Apply to Each, lijkt me ook vreemd om een Apply to each toe te passen voor een actie waar je alle documenten in 1 PDF moet combineren? Dit is in ieder geval het stukje van de Merge:

PDF-merge hosted at ImgBB

Image PDF-merge hosted in ImgBB

ibb.co

Lukt dus perfect voor zover er maximum 20 PDF documenten in de Sharepoint map staan. Vanaf 21 documenten blokkeert de Flow op de Merge PDF stap en krijgen we volgende foutmelding:

{
"error": {
"code": "400",
"message": "Only 20 unique input files can be combined in one combine operation instance."
}
}

 

[Gines]

Die variabele FilesContent, hoe wordt dat gegenereerd? Via Get files en dan toch vervolgens een apply to each om die variabele te vullen neem ik aan?
Na het mergen wordt de folder leeggemaakt? Zo ja, ik zou dan de "Top count" in Get files op 20 zetten, mergen, die 20 bestanden verwijderen en dan nog eens Get files uitvoeren met Top count 20. Dan heb je zowel de 1e merged file mee als de files die nog overblijven. Dit werkt natuurlijk enkel voor als er max. 40 bestanden zijn per flow run.

Als er meer dan 40 bestanden zouden zijn per week, dan is er een andere oplossing die ik voor ogen heb maar dit kan ik moeilijk uitleggen via tekst. Het vereist een mix van Do Until en variabelen die checken of er telkens bestanden aanwezig zijn in uw map. Als dat nodig is, wil ik gerust eens meekijken en de flow helpen opbouwen.

 

[Vega]

De FilesContent wordt gegenereerd doordat er eerst een flow is die de bestanden in een Sharepoint map nakijkt en indien geen PDF (en geen map), converteert naar PDF:

1 hosted at ImgBB

Image 1 hosted in ImgBB

ibb.co

Moest je dat zien zitten mag je zeker aan de flow werken, is er een manier dat ik die kan delen zonder dat bvb. de access van de sharepoint accounts/email accounts mee wordt gestuurd?

 

[Gines]

Ik ben nog niet volledig mee met de flow dus het zou handiger zijn moest je de volledige flow via screenshot kunnen plaatsen, zonder details.

Je kan geen flow delen zonder dat de credentials ook mee gedeeld worden, dus dat zou ik niet aanraden. Je kan wel een kopie van de flow delen als zip file, maar ik heb zelf geen toegang tot adobe dus kan dat niet importeren.

 

[Vega]

Hoop dat dit wat duidelijk is

Adobe-Flow hosted at ImgBB

Image Adobe-Flow hosted in ImgBB

ibb.co

Laatste stap in de printscreen is dus de "create file" wat een PDF maakt op de Sharepoint, gebruik makend van de gemergede PDF van de stap ervoor. Erna wordt dan nog een mail gestuurd met dat bestand en worden de bestanden op de Sharepoint server (zowel de originele documenten alsook de gemergede PDF) verwijderd, die stappen heb ik eruit gelaten gezien die niet relevant zijn voor dit probleem.

Printscreen van de error zelf:

PDF-foutmelding hosted at ImgBB — ImgBB

 

[Gines]

Zal het deze week eens testen, heb nu een andere manier in gedachten nu ik de volledige flow heb gezien. Ik laat je nog iets weten.

 

[Vega]

Zeker niet de bedoeling om druk uit te oefenen maar heb je toevallig al eens kunnen kijken?

 

[Vega]

Upje