Digitale bestanden organiseren: hoe doe jij het?

:unsure:

:unsure:

Well-known member
Crowdfunder FE
Nog mensen die zich bezighouden met al hun documenten/foto's etc te digitaliseren en met een doordacht systeem alles te organiseren (hetzij persoonlijk/op het werk)? Hebben jullie bepaalde tips die misschien kunnen helpen?
Kan er zelf uren aan verliezen en nog niet tot een einde komen :unsure: :help:

  • Elk bestand krijgt naam volgens deze conventie (als voorbeeld een factuur voor internet): "YYYY-MM-DD_Orange_Factuur_20200501-20200530"
    Voor foto's is het ook gelijkaardig, bv "YYYY-MM-DD_Belgie_Brussel_Manneken Pis"
  • Obsessief inscannen van facturen/brieven/betaalbewijsjes
  • Folderstructuur is ongeveer in deze aard:
    1. Documenten
      1. Boeken
        1. Fictie
          1. ..
        2. Nonfictie
      2. Financien
        1. Bank
          1. Befluis
          2. KBC
        2. Belasting
          1. Aangifte
          2. Kadastraal Inkomen
          3. Verkeersbelasting
      3. Hobby
        1. Games
        2. Koken
        3. Reizen
        4. Sport
      4. Huis
        1. Watergroep
        2. Orange
      5. Studie
    2. Foto's
      1. Belgie
      2. Noord-Korea
    3. ..enzoverder

Zou graag alles ook in de cloud zetten, maar heb dus geen idee wat de beste manier is.
Ik doe momenteel veel via google, maar dat zit quasi vol door al mijn foto's...


Hoe doen jullie het allemaal?






:unsure: ik denk dat ik een vorm van autisme heb :help: :help:
 
:unsure: zei:
Nog mensen die zich bezighouden met al hun documenten/foto's etc te digitaliseren en met een doordacht systeem alles te organiseren (hetzij persoonlijk/op het werk)? Hebben jullie bepaalde tips die misschien kunnen helpen?
Kan er zelf uren aan verliezen en nog niet tot een einde komen :unsure: :help:

  • Elk bestand krijgt naam volgens deze conventie (als voorbeeld een factuur voor internet): "YYYY-MM-DD_Orange_Factuur_20200501-20200530"
    Voor foto's is het ook gelijkaardig, bv "YYYY-MM-DD_Belgie_Brussel_Manneken Pis"
  • Obsessief inscannen van facturen/brieven/betaalbewijsjes
  • Folderstructuur is ongeveer in deze aard:
    1. Documenten
      1. Boeken
        1. Fictie
          1. ..
        2. Nonfictie
      2. Financien
        1. Bank
          1. Befluis
          2. KBC
        2. Belasting
          1. Aangifte
          2. Kadastraal Inkomen
          3. Verkeersbelasting
      3. Hobby
        1. Games
        2. Koken
        3. Reizen
        4. Sport
      4. Huis
        1. Watergroep
        2. Orange
      5. Studie
    2. Foto's
      1. Belgie
      2. Noord-Korea
    3. ..enzoverder

Zou graag alles ook in de cloud zetten, maar heb dus geen idee wat de beste manier is.
Ik doe momenteel veel via google, maar dat zit quasi vol door al mijn foto's...


Hoe doen jullie het allemaal?






:unsure: ik denk dat ik een vorm van autisme heb :help: :help:
Klik om te vergroten...
ik zou die laatste opmerking maar weghalen voor ge de woede van sommige leden op uw hals haalt :p

OT: er zijn tig manieren om te ordenen en elk zal zijn voor- of nadelen hebben. Moest er 1 specifiek goed bestaan zouden alle bedrijven wel dezelfde werkwijze volgen :p

Persoonlijk doe ik dat niet met nummering maar gewoon in aparte mapjes in 'mijn documenten'. Nummering heeft weinig toegevoegde waarde imo. Dat is goed als ge heel veel onderverdelingen hebt en ook een index wil maken, maar anders is alfabetisch even goed.
 
Laatst bewerkt:
MaTi zei:
Befluis?
Klik om te vergroten...
bel.jpg
 
  • Leuk
Waarderingen: MaTi
Alles op Dropbox, ik heb nog een veel gedetailleerde boomstructuur dan hier in de openingspost. Bijv:
1. Projecten
1.1. Finance
1.1.1. Trading
1.1.1.1. Stock portfolio
1.1.1.2. Analyses & backtests
1.1.1.2.1. Commodities (1990-2020)
1.1.1.2.1.1. Momentum strategies
....

En zo nog een honderden submappen (bijv. voor al mijn reizen houd ik ook het reisprogramma nog bij en een top 10 van de foto's).
Voor mij werkt het op die manier, ik heb teveel online bestanden om er geen structuur in te hebben.
 
Alles in Google Drive. Facturen worden altijd ingescand (maar bon, als zelfstandige doe ik dat sowieso al), idem voor identiteitskaarten e.d. Wordt ook automatisch gesynced met laptop via Insync zodat ik er makkelijk aankan.

Aangezien quasi gans mijn leven in Gmail/Drive zit sync ik om de 2 weken via Insync ook naar externe harde schijf vanaf mini-pc (die enkel voor backups wordt gebruikt) en daarna nog eens manueel een backup naar andere externe harde schijf (met historiek). Via Google Takeout neem ik dan ook backup van mijn Gmail want daar zit ook veel in dat ik liever niet kwijt ben.
 
Op mijn werk heb ik 1 TB Onedrive. Ik heb daar ook een tijd privébestanden opgezet maar vond het toch wat fishy dat IT alles kon doorzoeken + dat als je een presentatie geeft plots privébestanden kunnen oppoppen. Vervolgens abo genomen op 100GB Google Drive voor €24 per jaar zodat alles nu mooi gescheiden is. Nog getwijfeld om een externe harde schijf te nemen maar uiteindelijk voor cloudopslag gegaan.
 
Straddle zei:
Alles op Dropbox, ik heb nog een veel gedetailleerde boomstructuur dan hier in de openingspost. Bijv:
1. Projecten
1.1. Finance
1.1.1. Trading
1.1.1.1. Stock portfolio
1.1.1.2. Analyses & backtests
1.1.1.2.1. Commodities (1990-2020)
1.1.1.2.1.1. Momentum strategies
....

En zo nog een honderden submappen (bijv. voor al mijn reizen houd ik ook het reisprogramma nog bij en een top 10 van de foto's).
Voor mij werkt het op die manier, ik heb teveel online bestanden om er geen structuur in te hebben.
Klik om te vergroten...
Daar heb ik drie woorden voor.
Tijd te veel.

Te veel online bestanden, de werkgroep op ons werk is nog minder complex dan uw structuur.
Less is soms echt more. Een systeem met submappen en correcte prefixen dat is het manneke.
 
  • Leuk
Waarderingen: ugar
Ik houd één node bij waarin 8 categorieën zitten;

JSON: 
// node

{
    "accounting": {...},
    "<professionele_sector>": {...},
    "<bachelor_opleiding>": {...},
    "computerscience": {...},
    "ieee": {...},
    "google": {...},
    "media": {...},
    "other": {...}
}


In die structuur sorteer ik documenten in mappen naargelang hun wereldlijke oorsprong. Een document met onderstaande naam is dus een scan van mijn groene kaart van <verzekeraar> voor 2018 van mijn wagen. Dat document zal zich bevinden in de map <verzekeraar> ergens in de subnode accounting.
Code: 
 180120 (<verzekeraar>) groene kaart 2018.pdf

Een zelfgeschreven spider kruipt nagenoeg in realtime over die boomstructuur en houdt in een externe database de structuur van de boom bij tezamen met een kopie van de bestanden die erin te vinden zijn. Eigenlijk gewoon een lokale versie van Google Backup&Sync. Bedoeling is dat je die knoop ten alle tijden kan terugdraaien in de tijd.
 
Documenten en fotos deel ik in per jaar en dan per jaar per categorie.

Zo heb ik van mijn geboorte tot dit jaar alle fotos mooi ingedeeld per jaar en dan bijvoorbeeld dit jaar: Memes, Sport, Vrienden en de rest drop ik er random in. Als ik op reis ga of een evenement bij woon maak ik daar eventueel een aparte map voor

Edit: dit doe ik trouwens ook voor mijn muziek, elke maand maak ik een nieuwe map op spotfiy en smijt ik daar de vind ik leuk nummers in van de maand en begin zo elke maand opnieuw
 
Je moet ingelogd zijn om te kunnen reageren. Aanmelden | Registreren
Terug
Bovenaan