Archief - alternatief voor shared workbook Excel, maar geen Access

Ik schreef een paar maand geleden in Excel (met invulformulieren gemaakt met macro's) een opvolgbestand van dossiers, waarin een 20-tal collega's tegelijkertijd, wijzigingen en aanpassingen dienen te kunnen doen. Dit opvolgbestand is belangrijk voor de rapportering op onze dienst.
Nu zijn we een 4-tal maanden ver, en ja, vaak data verdwijnt (of niet wordt opgeslaan), locked files, verschillende versies die worden opgeslagen, mensen die het bestand in Excel gans de dag laten openstaan, en zo alles verprutsen. Kortom, misschien moeten we op zoek naar een alternatief. Voor zo'n zaken is eigenlijk een database noodzakelijk, en is Access het programma bij uitstek, maar gezien dit nergens in het bedrijf wordt gebruikt wensen zij hiervoor ook niet te betalen. Een site maken met php/mySQL is misschien nog gebruiksvriendelijker maar dan komt er data extern te staan (zelfs een SQL database draaien is onmogelijk) en dat wenst het bedrijf niet toe staan.

Zijn hiervoor alternatieven? Iets in Java, C++, of andere zaken?

Zoals je al zelf zei: je hebt een hoeveelheid data die ten eerste persistent moet zijn en ten tweede voor meerdere personen tegelijk beschikbaar moet zijn. Hiervoor zijn databanken in het leven geroepen. Met Acces zal je het probleem echter niet oplossen omdat dit nog steeds een bestand is. Mensen kunnen het bestand nog steeds laten openstaan, en er dus een lock op plaatsen.

Je zou een systeem kunnen bedenken in java, dat enerzijds bestaat uit een client applicatie die toegang geeft tot de data, en anderzijds een server applicatie die de data bijhoudt. Dit is goed te implementeren met sockets of rmi. Je zal echter de meeste van je inspanningen steken in problemen met gelijktijdigheid of consistentie. Het is nu net dat wat een DBMS zo complex maakt.

De oplossing die me hiervoor het beste lijkt is om toch een programma te schrijven dat gebruik maakt van een gecentraliseerde databank. Het beste lijkt mij om hiervoor ergens in je bedrijf toch een servermachine te plaatsen (dit kan gerust een of andere oud toestel zijn) die MySQL/MS SQL Server Express/Oracle 10G XE/Firebird/Java DB als DBMS host. Van daaruit kun je dan met een JDBC/ADO.net applicatie de data manipuleren. Hierbij verlaat de data nooit het bedrijf.

Het hangt er allemaal een beetje vanaf wat je gedaan kan krijgen van het management.

jeff_tw zei:

Ik schreef een paar maand geleden in Excel (met invulformulieren gemaakt met macro's) een opvolgbestand van dossiers, waarin een 20-tal collega's tegelijkertijd, wijzigingen en aanpassingen dienen te kunnen doen. Dit opvolgbestand is belangrijk voor de rapportering op onze dienst.
Nu zijn we een 4-tal maanden ver, en ja, vaak data verdwijnt (of niet wordt opgeslaan), locked files, verschillende versies die worden opgeslagen, mensen die het bestand in Excel gans de dag laten openstaan, en zo alles verprutsen. Kortom, misschien moeten we op zoek naar een alternatief. Voor zo'n zaken is eigenlijk een database noodzakelijk, en is Access het programma bij uitstek, maar gezien dit nergens in het bedrijf wordt gebruikt wensen zij hiervoor ook niet te betalen. Een site maken met php/mySQL is misschien nog gebruiksvriendelijker maar dan komt er data extern te staan (zelfs een SQL database draaien is onmogelijk) en dat wenst het bedrijf niet toe staan.

Zijn hiervoor alternatieven? Iets in Java, C++, of andere zaken?

Klik om te vergroten...

Ikzelf zou zeggen Php/MySQL

1. Gratis
2. Zeeeer gebruiksvriendelijk
3. Database op een locale server draaien met de nodige beveiligingen en niemand kan er aan

Een client-server achtige applicatie lijkt mij dan inderdaad de beste optie, anders ga je dat niet 100% goed krijgen. PHP/MySQL is dan het eenvoudigste.

OF: je kan een soort desktop applicatie maken die gebruik maakt van SQLite. SQLite is een database systeem dat naar een enkele file wegschrijft. Die kan je dan ergens op een centrale netwerk locatie plaatsen en dan moet je in je gewone desktop applicatie daar naar verwijzen. Op die manier gebruik je een database, die al jouw problemen oplost, zonder echt een database server te gaan draaien.