Archief - Facturen bijhouden: origineel of kopie

Ik weet dat je je facturen het beste een tijdje bijhoudt om eventueel bepaalde zaken te kunnen bewijzen. Moeten dit echter de originele facturen zijn? Ons kopiemachine op het werk kan namelijk documenten snel scannen, recto verso, dus ik zou mijn facturen van een bepaald jaar digitaal kunnen bijhouden, ipv een almaar dikkere kaft te moeten volsteken.

Zo'n scans zijn uiteraard wel kopie's; zou dit ook nog rechtsgeldig zijn?

Nu moet ik wel zeggen dat ik nog nooit voor eender iets een factuur heb nodig gehad om iets te bewijzen

ik denk van wel. wetende dat veel firma's e-invoicing toepassen zal een kopie ook wel rechtsgeldig zijn.

Aangezien de elektronische kopie van een papieren factuur strikt genomen slechts een kopie is en niet het origineel moet de bestemmeling van de factuur kunnen aantonen dat de door hem gebruikte technologie of procesmatige middelen inderdaad de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de factuur garanderen.

Ook de inhoud van de factuur moet worden gewaarborgd. De gebruikte scanningtechniek moet dus de onveranderlijkheid en de duurzaamheid van het gedigitaliseerde document garanderen. Bovendien moet de leesbaarheid van de facturen gedurende de volledige bewaringstermijn worden gewaarborgd.

De administratie aanvaardt volgende twee methodes voor de digitaliseren van de ontvangen papieren facturen voor de elektronische archivering :

scannen van facturen met een geavanceerde elektronische handtekening;
scannen van facturen met een verzegelingsalgoritme.

bron: fisconet

Wetteksten of niet, ik bewaar het origineel toch om discussie te vermijden. Je weet nooit wie je hebt als belastingsinspecteur...

Gescande facturen zijn enkel rechtsgeldig indien diegene die de facturen opstuurt hiervoor toelating heeft van de overheid (en dat zijn er veel tegenwoordig). Indien je een origineel hebt zou ik dit bijhouden. Indien enkel een scan, dan zal dit bedrijf hoogstwaarschijnlijk een toelating hebben om elektronisch te factureren.

Mocht je enkel een "copy conform" hebben van een factuur, dan is dit ook goed (dit is in geval van verlies van het origineel document), indien er een stempel van het bedrijf + opstaat dat het gaat om een copy conform van een reeds bestaande factuur.

EvilTwin zei:

Gescande facturen zijn enkel rechtsgeldig indien diegene die de facturen opstuurt hiervoor toelating heeft van de overheid (en dat zijn er veel tegenwoordig). Indien je een origineel hebt zou ik dit bijhouden. Indien enkel een scan, dan zal dit bedrijf hoogstwaarschijnlijk een toelating hebben om elektronisch te factureren.

Mocht je enkel een "copy conform" hebben van een factuur, dan is dit ook goed (dit is in geval van verlies van het origineel document), indien er een stempel van het bedrijf + opstaat dat het gaat om een copy conform van een reeds bestaande factuur.

Klik om te vergroten...

Die toestemming vooraf (eigenlijk eerder een kennisgeving, voor zover ik weet wordt dat nooit geweigerd), is dat niet enkel voor bedrijven die hun boekhouding in het buitenland willen bewaren en via een netwerk toegang hebben tot de scans ervan? Ik kan mij vergissen maar ik dacht niet dat je de administratie op voorhand moest laten weten dat je enkel scans van je facturen zou bijhouden.

De redenen kunnen divers zijn. Zo heb ik al voor een bedrijf gewerkt die puur elektronisch factureerde en enkel op vraag van de klant een origineel opstuurde (omwille van opslagreden). Zo hebben we eens alles moeten afprinten voor een klant en de printers hebben er toen net geen 8u over gedaan (en dat waren geen huis-en-tuin printers )

Indertijd bij Coca Cola was dit ook zo al voor bvb Mobistar die alle telefoonrekeningen van de bedrijfsgsm's gewoon op een cdtje brandde en zo opstuurde. Op die manier kon je alle gegevens van elke gsm apart opvragen. Voordien was alles op papier (de maandelijkse factuur was tussen 500-600 blz.).

Blijkbaar spreek jij wel een bedrijf die zijn ontvangen facturen inscant. Die moeten idd enkel kennis geven dat ze dit gaan doen, maar moeten de originelen wel nog ergens opslaan (ook meegemaakt : gebeurde toen door een extern bedrijf die automatisch alles stockeerde en ook na de wettelijke 10 jaar vernietigde).

Ik meen, tot mijn verbazing, ooit ergens gelezen te hebben dat je als consument gewoon moet bewijzen dat je product X op een bepaalde datum ergens gekocht hebt om aanspraak te kunnen maken op garantie. Dus een rekeninguittreksel van een bancontact betaling zou al volstaan.

Maar je kan er vrij veilig van uitgaan dat ieder bedrijf je ook gewoon een kopie kan bezorgen van een uitgeschreven factuur. Eventueel wel met een kleine administratiekost maar als je een factuur nodig hebt om iets te bewijzen zal het ook wel niet over 2 euro gaan