De laatste fase van de onderhandelingen over het EEG-verdrag vonden dus plaats in België, in het kasteeltje van Hertoginnedal, onder leiding van Paul-Henri Spaak. Het plan was om op 25 maart een grote plechtigheid te organiseren in Rome, waar de Verdragen (eentje voor de EEG, eentje voor Euratom) dan plechtig ondertekend zouden worden.
Op 19 maart 1957 vertrokken de delegaties met de trein vanuit Brussel via Luxemburg naar Rome. De ministers zouden later (de meesten op 23 of 24 maart) per vliegtuig komen. In Brussel vertrok dus een passagierstrein, met achteraan een aparte goederenwagon met alle documenten + typ- en stencilmachines. Het grootste deel van de teksten leek te zijn afgewerkt.
Die avond laat, in Zwitserland (Basel), merkte de spoorwegpolitie dat er een goederenwagon aan een passagierstrein hing, wat zonder speciale toelating blijkbaar verboden was. De wagon met de verdragsteksten werd afgekoppeld en kwam op een zijspoor. Dit kwam pas aan het licht toen de delegaties met de onderhandelaars in Rome aankwamen, en vaststelden dat hun wagon met het Verdrag ontbrak. Het misverstand werd rechtgezet, en de goederenwagon werd kort nadien wel naar Rome gestuurd. Maar in Milaan belandde de wagon opnieuw op een zijspoor, en was zelfs even zoek. Uiteindelijk werd ook dit opgelost, waarna de teksten + typ- en stencilmachines met enige vertraging aankwamen in Rome.
Intussen werd echter toch nog volop over details onderhandeld. De teksten wijzigden dan ook voortdurend, en de zogezegd ‘afgewerkte versies’ die uit Brussel waren meegekomen, bleken al snel achterhaald. Vooral de bepalingen m.b.t. landbouw (o.m. tarieven voor bananen) werden nog anders verwoord. (Zelfs op de ochtend van 25 maart zou de Nederlandse delegatie nog een amendement voorstellen, i.v.m. de leden van de Algemene Vergadering, het Europees Parlement avant la lettre – maar dat was uiteindelijk wel écht te laat).
De teksten wijzigden dus nog voortdurend in die allerlaatste dagen, en telkens opnieuw moest alles opnieuw worden uitgetypt, vertaald en gestencild, aan alle delegaties worden bezorgd, naar de hoofdsteden worden gestuurd, etc.
De logistieke problemen werden te groot, zo vlak voor de deadline van 25 maart, en men besliste om administratief personeel van de EGKS vanuit Luxemburg en Brussel op te vorderen om mee te helpen met dit secretariaatswerk. Er werd in zeven haasten een extra trein ingelegd vanuit Luxemburg naar Rome.
In het Capitool in Rome was een werkruimte voorzien, maar die was heel rommelig geworden. Overal lag ook plastiek en karton op de vloeren, om het fraaie parket niet te beschadigen. In de loop van de nacht hebben plaatselijke poetsvrouwen hele paketten papier, die in stapels op de grond lagen, bij het vuilnis gezet. Het moet er echt een rommel geweest zijn, maar in elk geval: ook hele stukken van de laatste versies van de verdragsteksten zijn op die manier bij het vuilnis beland. Een aantal hoge functionarissen zijn de volgende ochtend persoonlijk naar de vuilnisbelt in Rome gegaan, maar het bleek onmogelijk om na te gaan waar de documenten zouden kunnen gebleven zijn.
Veel werk was verloren, en het werd stilaan duidelijk dat het niet zou lukken om alles tijdig af te ronden, zelfs met het EGKS-personeel dat intussen gearriveerd was (het werk was gewoon te omvangrijk en te ambachtelijk). In alle haast hebben de Italianen dan jobstudenten gerecruteerd aan de Universiteit van Rome. De volgende ochtend, toen de tijdsdruk gigantisch werd, beslisten dezen echter om in staking te gaan, uit protest tegen het lage loon dat ze maar zouden krijgen. Dit probleem werd later in de ochtend wel opgelost, en uiteindelijk was er dan toch een finale tekst in alle talen. Maar de drukker kon finaal de deadline (25 maart, 18u) niet meer halen. Er is toen beslist om bundels te maken met een voorpagina, enkele honderden witte pagina’s, en achteraan de pagina voor de handtekeningen.
Het regende die 25ste maart pijpestelen, maar alle klokken in Rome luidden – men begreep echt wel dat dit een belangrijke dag was. Op de foto's en televisiebeelden uit 1957 zie je dan de Europese leiders hun handtekening zetten in een boek. In werkelijkheid ondertekenden zij een blanco cheque: een boek met uitsluitend witte bladzijden, behalve het titelblad. Er is een filmpje (zonder geluid) dat je kan bekijken op de site van de European Navigator (
http://www.ena.lu/) waarop je ziet dat de eerste (blanco) pagina’s in het boek worden omgeslagen, tot het titelblad, waarna het bladeren stopt.