Archief - Conferentie organiseren

Heeft iemand ervaring met het organiseren van een bedrijfsconferentie?
Mijn collega en ik hebben de eer een grote conferentie te mogen organiseren voor ons bedrijf en onze grootste klanten. In totaal zo’n 80 man. Alleen weten we niet goed wat. We hebben dat nog niet eerder gedaan, en ook niemand anders in ons bedrijf. Ik weet dus niet goed wat te doen. Het zou zijn in de maand juni, en dan is het natuurlijk al mooi weer. We moeten dus eerst de plaats kiezen…
De bedoeling is ook met een overnachting. Keuze genoeg dus, alleen geen ideeën.
Hoe richt je zo’n dag in? Van wanneer tot wanneer werken, van wanneer tot wanneer ontspannen? In het geval dat we ergens aan de Belgische kust zouden gaan, welke activiteiten moeten we dan plannen? Moeten we alles zelf tot op de minuut regelen? Wat als het toch niet mooi weer is?
Enfin, het is ondertussen al kort dag! Juni zal snel daar zijn.

Denk eerst eens aan de conferenties die je zelf hebt bijgewoond, hoe zagen die eruit?

Mogelijkheden genoeg! Je kunt zeker naar de kust trekken. Daar heb je ook gemakkelijk toffe activiteiten. In juni is het meestal mooi weer al, en als het toch niet droog is, dan zijn er genoeg andere dingen te doen.

Ideaal is om te starten met een verwelkomingkoffie met iets erbij. Staand, zodat de mensen zich gemakkelijk onder elkaar vermengen. Daarna doe je een kennismaking en een intro, waarbij je de hele planning van je conferentie doorloopt. Dan weet iedereen wat er te wachten staat. Daarna zou je een korte werksessie kunnen inplannen, maar voor het eten bijvoorbeeld ook nog een teambuilding activiteit zodat de mensen elkaar wat beter leren kennen. Dat breekt het ijs.

Vervolgens hangt het er natuurlijk van af hoewel werk er moet worden verricht, maar ideaal is om sessies van 2,5h werk aan te houden en dan weer iets anders in te lassen. Dat is al intensief genoeg, en daarmee vermijd je dat de mensen geestelijk afhaken. Wanneer je regelmatig afwisselt, kun je zelf ’s avonds nog de aandacht vasthouden.

Nu, een businesscentrum vinden voor 80 man is niet zo moeilijk, dat lijkt een groot aantal maar is het niet. Met overnachting is misschien wat moeilijker te vinden. Volg deze link eens, misschien een idee voor je conferentie. Het betreft een businesscentrum dat ook overnachtingen en teambuildingactiviteiten aanbiedt en over volledig uitgeruste vergaderzalen beschikt.

Wat activiteiten aan zee betreft, zijn er genoeg mogelijkheden. Heb je wat meer tijd voor een activiteit, kun je bijvoorbeeld ook een zeilinitiatie of een zeevis-initiatie doen. Dat zal zeker wel indruk maken!